Etkili bir dosyalama sisteminin özellikleri

Etkili bir dosyalama sistemi basit olmalıdır; bu sistemi kullanan herkes tarafından kolay anlaşılmalı ve kolayca kullanılmalıdır. Gerek belgelerin dosyalara konulması, gerekse dosyalara konulan belgelere erişilmesi açısından kişileri tereddüte düşürmeyen, zaman kaybettirmeyen ve hızlı karar verdiren bir düzende tasarlanmalıdır. Etkili bir dosyalama sistemi akla, mantığa uymalı ve iyi tanımlanmış bir amaca hizmet etmelidir. Bazen öyle düzenlemeler yapılır ki, kimse bunu anlayamaz. Örneğin, alfabetik sisteme göre dosyalama yapılacaksa, konu başlıkları anlaşılır ve eksiksiz olarak tanımlanmalı, belgelerin birden çok dosyaya konulması engellenmelidir. Etkili bir dosyalama sistemi, kendi içinde tutarlı olmalıdır. Tutarsız, farklı durumlarda farklı uygulamaları gerektiren bir sistem pek çok yanlışlığa yol açar. Bunu sağlamak için sistemde ana gruplar ve alt gruplar tanımlanırken, belli standartlara uyulmalıdır.

Etkili bir dosyalama sistemi, örgütün gereksinimlerini karşılayacak şekilde tasarlanmış olmalıdır. Örneğin, yurdun dört bir yanında satış mağazası olan bir işletmenin dosyalama sisteminin ana grupları, bölgesel temele göre; alt grupları müşterilerin adları temeline göre olabilir. Fakat bir üretim işletmesine böyle bir sistem uymaz. Etkili bir dosyalama sistemi, bu sistemden yararlanmayı kolaylaştırmalıdır. Belgelerin dosyalanmasının nedeni, zamanı ve yeri gelince onlardan yararlanmaktır. İsteyen kişinin dosyayı alabilmesi; geri verebilmesi; bir başkasına devredebilmesi ya da daha uzun süre bekletilmesi gereken dosyaların arşive gönderilmesi kolay olmalıdır. İyi bir dosyalama sisteminde transfer, bu tür kolaylıkları sağlayacak ilgili prosedürler önceden tasarlanmıştır.

Etkili bir dosyalama sistemi zamandan ve paradan tasarruf sağlamalıdır. Etkili olmayan bir büro sisteminin yarattığı olumsuzlukların başında, para ve zaman kaybına neden olması gelir. Az yer, az personel, az donanım, az araç-gereç ve kullanımı için az zaman ve emek gerektiren bir dosyalama sistemi, ekonomik bir sistemdir.

Etkili bir dosyalama sistemi değişen koşullara uydurulabilmelidir. Bir dosyalama sistemi tasarlanırken çeşitli faktörler dikkate alınarak, büro sistem faaliyetlerinin daralma ve genişleme olasılığı belirlenmelidir. Örneğin, şu anda tek bir bölgede faaliyet gösteren bir dağıtım şirketi, gelecek yıllarda bölge sayısını beşe çıkarmayı planlamaktadır. Öyleyse, dosyalama sistemi yeni koşullara uyabilecek esnekliği sağlayabilecek şekilde tasarlanmalıdır.