ŞİRKETLERDE ARŞİV VE DOSYALAMA
Şirketlerin risklerden korunması ve uzun ömürlü olması için bilgi birikimine,ileride şirketi risklerden koruyacak bilgi ve belgelerin iyi saklanmasına ihtiyaç vardır.Yani şirketlerde iyi bir bilgi ve belge yönetim sisteminin(BYS) oluşturulması gerekir.
Ekonomik ve teknolojik gelişmeler; şirketlerin iletişimde bulundukları çevreleri değiştirmiş, karşılaştıkları sorunlar da buna paralel olarak değişmiş ve önem kazanmıştır. Şirketlerin uzun yıllar yaşaması için sadece iyi para kazanması yeterli olmayıp, şirketin olası risklere karşı korunması da gerekir. Bu riskler; vergi, SGK, ticari borç ve alacaklar, sözleşmeden doğan tazminatlar, işçi tazminatları, marka, haksız rekabet gibi birçok konuda oluşabilecek risklerdir.
Şirketlerin risklerden korunması ve uzun ömürlü olması için bilgi birikimine, ileride şirketi risklerden koruyacak bilgi ve belgelerin iyi saklanmasına ihtiyaç vardır. Yani şirketlerde iyi bir bilgi ve belge yönetim sisteminin (BYS) oluşturulması gerekir.
Bilgi ve belge yönetim sisteminin (BYS) kurulması ve işlemesi için iyi bir arşiv, depolama ve dosyalamaya ihtiyaç vardır. Sadece saklanması değil, günü birlik kullanımda bile bir bilgi veya belgeye kolayca ulaşılması ve varlığından haberdar olunması şirketin her zaman menfaatinedir. Birkaç yıl çalışan ve zamanla çalışan kadrolarının değişmesi bilgi ve belgelerin kaybolmasına, çalınmasına, bulunamamasına yol açmaktadır. Yıllarca çalışan kişi bilgi ve belgeleri götürebileceği gibi, karışık bir dosyalama sonucu o bilgi veya dosyaya ulaşılması da imkansız hale gelmektedir. Uygulama da KOBİ bazlı firmalarda bu bilgi ve belgeler çalışanın bilgisi dahilinde olmakta, bu kişi ayrılınca da o belge ve bilgiye ulaşılamamaktadır. Şirket yeni elemanla, yeniden o bilgi ve belgeleri edinmek için maliyet yüklenmektedir. Bazen bu belge ve bilgi bir çok cezai riski ortadan kaldıracak nitelikte olup, ulaşılamadığı taktirde şirket binlerce cezaya muhatap kalmaktadır.
Uygulamada bir ödeme makbuzu, bir banka dekontu, bir bildirge, bir sözleşme, bir taahhütname, bir dilekçe ve bildirim, bir beyanname ve hatta bir evrak numarası şirketi bir çok ceza ve yükümlülükten kurtarabilmektedir.
Peki bu dosyalama ve saklama nasıl olmalı? Hangi ortamda saklanmalı? Dijital ortamda mı? Klasik evrak ortamında mı ? Nasıl bir dosya numarası ve tasnifi yapılmalı ? Tüm bu sorular işin,bilgilerin ve belgelerin durumuna, işletmenin alt yapısına ve işletmedeki ilgili kişilerin durumuna göre değişmektedir.
Öncelikle, mali defterlere kaydı gereken tüm belgelerin ilgili yıl muhasebe dosyalarında tarih sırasına göre dosyalanması gerekir. Yerinden evrak çıkarılmaması, verilecekse fotokopisi verilmeli, aslını vermek gerekiyorsa da kime, niçin verildiğini belirten imzalı bir belge alınıp o sıraya iliştirilmelidir. Hatta bir fotokopisi de orada saklanmalıdır. Muhasebeyi ilgilendiren, tahsilat ve ödeme makbuzları, çek koçanları, beyan ve bildirgeler, alış satış belgeleri, bordrolar ve o yılı ilgilendiren sözleşmeler ve benzeri her şey o yıl muhasebe dosyalarında saklanmalıdır. Tabidir ki; VUK ve TTK gereği 5-10 yıl düzenli, sağlıklı ve sıhhi bir ortamda, bunların saklanması gerekir.
Muhasebe dışındaki yazışma evraklarının mutlaka bir deftere her yıl 1 numaradan başlamak üzere, kayıt sıra numarası verilerek kayda geçirilmesi ve mümkün ise saklandığı dosya adı belirtilerek kayıtlanması gerekir. Dışarıdan şirkete gelen yazı ve fakslar gelen defterine, şirketin yazdığı yazılar giden defterine kaydedilmelidir. Yazılan yazılar 2 nüsha yazılmalı, bir örneğine kayıt numarası verilerek dosyada saklanmalıdır. İstenirse bilgisayar ortamında da ayrıca saklanabilir. Şirket içi ve şirket dışı tüm yazışmalar bir zimmet defteri ile imza karşılığı teslim edilmelidir. Yıl ve konu başlıklarına göre tasnif edilebilir. Bazen dosya türüne göre de saklanabilir.
Şirketlerin bilgi güvenliği ve elektronik ortamda saklanması ve erişimin belli bir standartta olması için her şirkete bir server kurularak, tüm bilgilerin bir bilgisayarda kayıtlanması ve yedeklenmesi en doğru saklama şeklidir. Bilgisayarlar sayesinde bilgiye erişim çok kolay hale gelmiş olsa da; düzenli bir dijital dosyalama yapılmaz ise işler daha da zorlaşabilir. Ama tek makine de iyi bir dosyalama şekli ile bu karışıklık giderilebilir.
Dosya, disket, cd, hard disk vb.lerinin ısı, nem, güneş ve tozdan korunması ve kapalı yerlerde saklanması için tedbir alınması gerekir. Hatta tümünün kilit altında saklanması gerekir. Dosyalar klasörlere konulmalı, klasörlerin arkasına hangi klasör olduğu yazılmalı, içinde bulunan iç dosyaların ilk ve son numaraları yazılmalı, numara yoksa dosya isimleri yazılmalı.
Şirkette bir arşiv ve dosya sorumlusu olmalıdır. Eski dosya ve bilgilere erişim sorumlu kişinin bilgisi dahilinde yapılmalıdır. Bir evrak alındığında imza karşılığı alınıp verilmelidir. Verilen evraklar görevlisi tarafından geri dönüşü izlenmelidir.
Bazen birkaç servisi ilgilendiren yazışmalar farklı birimlere verilse de, bir örneği şirketin genel arşivinde olmalıdır.
Dosyaların saklanması kadar, yıllar geçtikçe biriken gerek zaman aşımı ve gerekse gereği kalmadığı için belge ve bilgilerin imhası da önemlidir. Belgeleri imha etmeden önce iyice elden geçirilmeli, işe yarayacak şeyler var ise içinden alınmalı, gerçekten gereği kalmamış olanlar usulüne uygun yakma, kesme makinesinden geçirme vb. şekilde imha edilebilir. Çevre il müdürlüklerinin kağıt toplama ekiplerine teslim gibi yöntemle de imha edilebilir. İmha edileceklerin seçilmesinde arşiv görevlisi yanında şirketin sahiplerinden biri ve muhasebe müdüründen kurulu en az 3 kişi bu ayıklamayı yapmalıdır. Şirket gizli bilgileri deşifre olmaması için doğranarak gönderilmesi daha uygundur. Hangi evraklar gizlidir onları bu ekip bilir ve doğranarak imhasına karar verir. Mümkün ise bu 3 kişi tarafından, imha edilecek dosyaların dökümünü içeren bir imha tutanağı tutulmasında fayda vardır.
Kaynak: Hüseyin BOZKURT (Yeminli Mali Müşavir) muhasebenet.net |
