Doküman Yönetim Sistemi

Doküman Yönetim Sistemi ve kısa ifade ile DYS ler, sayısal ortamdaki bilgi, belge ve dokümanların organizasyonunu ve yönetimini için geliştirilmiş uygulamalardır. Ayrıca sık sık geri dönüş yapılan fiziki ortamdaki evraklarınızın taranıp indekslerenek DYS içerisine almak bu belgelere hızlı ulaşımı sağlar.

DYS Doküman Yönetim Sistemi, DAYS Doküman Arşiv Yönetim Sistemleri, EBYS Elektronik Belge Yönetim Sistemleri, EDYS Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri olarak bilinen bu sistemler aslında iç içe geçmiş birbirinden bağımsız olamayan uygulamalardır. Genel olarak işlevsellikleri hardcopy yani kâğıt ortamındaki evrakları farklı tarama yöntemleri ile sayısallaştıran ve elektronik ortama alınan bu dokümanları yasal saklama sürelerince saklama, intranet veya internetten kurum personellerine veya yetkisi olan kullanıcılar için araştırmaya açma, sorgulama, görüntüleme, raporlama gibi faklı servis ve modüllerden oluşan uygulama yönetim sistemleridir. Son yıllarda,  orta ve büyük ölçekli firmaların gündeminde olan bu uygulamalar belirli ihtiyaçların ve bu ihtiyaçların oluşturduğu yüksek maliyetlerin minimum seviyede tutulması için geliştirilmektedir.
Gartner’ın 2001’deki araştırmasına göre, şirketler bilgilerinin yaklaşık %80-%95’ini kâğıt dokümanlarda ve elektronik ortamdaki belgelerde tutmaktadır. Yine bu araştırma, belgelerin yaklaşık %25’inin yanlış yerlerde tutulduğunu ve çalışanların zamanlarının %60’ını bu dokümanları arayarak geçirdiği gerçeğini yansıtmaktadır. Bu yanlış çalışma yöntemi ise, şirket gelirlerinin %15’ine olumsuz maliyet olarak yansımakta olduğunu ifade etmektedir.

Doküman Yönetim Sistemi’nin Tarihçesi

İlk Önce Arşiv Yönetim Sistemleri (AYS) vardı. İlk arşiv yönetim sistemlerini Roma, Babil, Eski Mısır arşivlerinde AYS nin ilk örneklerini ve tasnif sistemlerine şahit oluyoruz.  
Bunlar tamamen kataloglama sistemin temellerini oluşturmaktaydı. Günümüzde ise kişisel bilgisayarların hayatımıza girmesi ile büyük ölçekli firmalar ve devlet kurumları kağıt ortamdaki belgelerin  daya iyi yönete bilmek için bilgisayarlı tasnif ve indeksleme uygulamalarının ilk örneklerini 1980-85 li yıllarda geliştirmeye başladırlar.

Bilgisayar sistemlerinin gelişmesi ile birlikte yazının ve dokümanların bilgisayar ortamında saklanabilmesi ve Zamanla elektronik belgelerin de (Word, Excel, PDF vs.) bu sistemlere dahil edilmesi ile  AYS sürecinden DYS sürecine geçtik. Bu sistemlere Tarayıcı teknolojisinin de gelişmesi ile dijitalleştirmeyi de ekledik.

Dokümanların elektronik imza (e-imza) ile imzalanması ile dokümanlara belge statüsü kazandırmıştır. Artık dokümanlar ıslak imzalı belgeler gibi arşivsel değer kazanmıştır. Elektronik belgelerin yönetimi için Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) referans modelini 2004 -2007 yıllarında Prof. Dr Hamza KANDUR ve ekibine hazırlatmıştır. Daha sonra Bu model TS-13298 ile TSE standardı haline gelmiştir. Bu Standart ile DYS ler EBYS oluştur.

Doküman Yönetim Sisteminin Önemi Nedir?

Kağıt üzerinde klasik usuller ile bilgiye erişim kurumlar için hem çok pahalı hem de aranan bilgiye ve belgeye zamanında ulaşamamak kurumlar için maddi, manevi ve prestij kayıplarına sebebiyet vermektedir. Günümüz rekabetçi ortamında bilgiye kolay erişim hayati bir önem taşımaktadır. Doküman Yönetim Sistemleri ile gelen giden evraklarını, gelen faksları, müşteri yazı ve dilekçelerini, kurumsal formları, elektronik ortamda tutarak, bilgi ve belgelere erişimini hızlandırarak verimliliği arttırıp ve karar verme süreçlerini hızlandırmışlardır.

Storage, server , güvenlik (UTM) ve web teknolojilerindeki teknolojik gelişmeler ile gerekli alt yapılar DYS uygulamalarına ciddi ivmeler kazandırmıştır.

Doküman Yönetim Sistemi Standart Özellikleri

Tam Metin Arama (Full Text Search): PORDOC üzerinde çok güçlü bir Tam Metin arama (Full Text Search) motoru vardır, ihtiyacınız olan tüm bilgiyi burada zahmetsizce gerçekleştire bilirsiniz. BeyazNET, in geliştirdiği PORDOC DYS üzerinde bazit ve detaylı arama yapabildiğiniz gibi bu aramalarınızı daha sonra kullanmak için saklayabilirsiniz. Sav edilen bir aramayı tekrar çalıştırdığınızda arama ölçütleriyle eşleşen belge ve bilgilere çok hızlıca erişebilirsiniz.

İş Akışları: Dokümanların yaşam döngüsünü belirleyen, kurum içi evrak akışlarını hızlandıran akışları ön koşullarla oluşturulmuş diyagramlardır.

Doküman Arşivi: Dokümanların görülmesi, saklanması ve geriye dönük kullanım tarihçesi SOX, HIPPA standartları ile uyum içinde olmalıdır.

Sürüm Kontrolü (Version Control) : DYS içerisindeki Versiyon kontrol şunları sağlamalıdır: Sistemden yetki dâhilinde dokümanların giriş ve çıkışlarını kontrol etmelidir. Bu kontroller sırasında dokümanlar üzerindeki değişiklikleri, güncellemeleri ve hatta silinmeleri tespit etmelidir. Yapılan değişikliklerde tüm tarihçeyi tutmalıdır. Belge tarihçesinde, fail, meful, yapılan değişiklik, tarih ve zaman vs. bilgilerini tutmalıdır. Ayrıca sadece son yapılan değişikliği değil farklı partilerde yapılan değişikliklerinde versiyon kontrolünü yapmalıdır. Gerektiğinde eski versiyonlara dönülebilmelidir. Geri dönüşlerde esneklik olmalı ve tüm sürümlerine adım adım (rollback) dönülebilmelidir.
Kullanıcılar Doküman Yönetim Sistemi içerisindeki bir belge üzerinde işlem yapmak istediklerinde standart bir web tarayıcısından bu belgeye erişebilmelilerdir. Gerektiğinde Microsoft Ofis belgelerini MS Ofis te açarak değişikliği kaydettiğinde otomatik olarak belgede DYS içerisinde bu değişiklik versiyon değişikliği olarak yansımalıdır.

Belge Etiketleme (Tagging): Doküman etiketleme, doküman yönetiminde ciddi kolaylıklar sunduğu gibi belgeye ait indeks bilgileri alındığından belgeye ulaşım ve sınıflandırmada da kolaylıklar sunacaktır.

Belgele ilişkilendirme (Document Linking): Dokümanların birbiri ile ilişkilendirilmesi belgelere mantıksal bir grup bütünlüğü sağlar. DYS içerisinde nerede olursa olsun ilişkilendirilmiş belgelere ulaşmanız mümkün olmalıdır. Belge bağlama genel olarak ana dosya ve bu dosyaya ait belgelerden (parent or child) oluşmaktadır. Bazı hallerde bir dosya içerisindeki bir doküman diğer dosyalarla da ilgili olabilir. Bu durumda bir doküman birden fazla dosya ya bağlanmış olabilir. Belge ilişkilendirmenin sağladığı en önemli özellik bir birine başlı olan tüm dokümanları listesini görebilmenizdir. Sık erişilen dokümanlara kısa yol tuşları atanabilmelidir.

OCR ve Endeksleme: Taranmış dosyaları düzenlenebilir ve aranabilir belgeler haline dönüştürün.

Otomatik Metaveri Doldurma (Matter Centric Filing): Aynı konu ile ilgili belgeler için aranabilir meta veri leri ya da "etiketleri" otomatik olarak DYS ye ekleyebilirsiniz.
Belge Tarama: 300 farklı scanner ve MFC türleri tarayıcı desteği.

Kullanıcı Roller: PORDOC için kullanıcılar sadece görmesi gerekenleri görürler. Ayrıca 11 farklı güvenlik düzeyi ile kullanıcıların sistem içerisinde ki erişim haklarını esnek bir şekilde yönetirsin.

İzlenen Klasörler: Belirli bir Lokal ya da network klasörüne düşen dokümanları otomatik olarak DYS kütüphanesine taşıyın.

Dokümanların Organizasyonu: PORDOC dokümanlarınızı, bilgisayar ortamındaki dosya yapısı kadar kolay yönetir. Ana klasörlere bağlı alt klasörleri ve bunlara arsındaki bağlantıları yönetmekten zevk alacaksınız. Ayrıca PORDOC olması gereken yapı dinamiklerinin kullanılması için kullanıcıları zorlamaktadır. Böylelikle kullanıcıdan kaynaklanan hataları minimize etmektedir.

Loglama ve Tarihçe: PORDOC hem kayıtların değişimini hem de belgelere kimlerin baktığının kayıtlarını ve tarihçesini tutar. Hangi belgeyi kim, ne zaman, nerde, neyi değiştirmiş v.s tarihçesini tutar.

E-posta Bildirimi: Kullanıcılar bir belge üzerinde yaptıkları değişikliği ilgili diğer personellerinde görmesini istiyor ise bu değişikliği içeren bir e-postayı diğer arkadaşlara veya gruba gönderebilirler. İsteğe bağlı olarak bir doküman tipinde yapılan değişiklikleri PORDOC otomatik tanımlı adreslere haber verebilir veya raporlayabilir.

Sanal Klasörler: PORDOC içerisinde sanal klasörler açabilirsiniz. Açtığınız bu sanal klasörlerde farklı konulara ait belgeleri tutabilirsiniz veya başkaları ile paylaşabilirsiniz.

Doküman Yönetim Sistemi Neden Gerekli?

Günümüzde firmalar kimlik fotokopisi jmza sirküleri, tapu, başvuru formları, faaliyet belgesi vb. birçok dokümanı almak zorunda olduğu durumlar bulunmaktadır.

Bir hesap açılış işlemi gerçekleştirmek istediğinizde aldığınız belgelere tekrardan ulaşmanız çok güçtür. Hatta tekrar tekrar aynı müşteriden bu belgeleri talep etmek durumunda kalırsınız.

Ayrıca bir müşterinizin hangi belgeleri verdiğini görmek İstediğinizde kurumun işleri bir hayli zor olacaktır.

Tabi verilen belgeler sadece almakla kalmıyor birde ilgili kişilerin onayına sunulması gerekiyor. Onay sürecinden geçen bu formların hangi birim ve kullanıcıların rne gibi işlemler yaptığını takip etmeniz imkansız hale gelecektir.

Dokümanlarınızın işlemesi, arşivlenmesi, yönetilmesi, web üzerinden paylaşılması ve iş akışına dahil edilmesi için sadece PORDOC ürün ailesi yeterlidir. Bu işlemler için başka yazılımlara ihtiyacınız yoktur.

iyi iyi